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Bureau virtuel pour entreprise : tout comprendre en deux minutes

Un changement de paradigme dans le monde du travail

Les start-up américaines ont été les premières à opter pour une nouvelle façon d'utiliser les solutions numériques au travail. Google, Facebook ou encore Microsoft ont fait partie des entreprises à généraliser de nouveaux concepts de travail comme l'open space et le télétravail. Ce bousculement des conventions devait s'accompagner d'une révolution numérique : le bureau virtuel. 

​Si les plus grandes entreprises n'ont eu aucun mal à mobiliser des ressources financières pour développer ce type d'espaces virtuels collaboratifs, les moyennes et petites entreprises peuvent également en bénéficier grâce aux services proposés par des sociétés de domiciliation. 

Les milieux universitaires ne facilitent pas toujours les échanges physiques entre étudiants et enseignants en raison d'une importante densité de travail et de la nécessité de partir à l'autre bout du monde pour réaliser des recherches pour son mémoire ou son doctorat. De plus en plus d'Universités prestigieuses en France et à l'étranger proposent la solution du bureau virtuel pour maintenir le lien administratif et humain. Le poste informatique peut être un téléphone ou un ordinateur avec un navigateur Internet.

Qu'est-ce qu'un bureau virtuel ?

Un bureau virtuel est accessible depuis un terminal quelconque : ordinateur, PC portable, tablette ou encore smartphone. L'utilisateur peut se connecter depuis n'importe quel appareil, partout dans le monde, au moment de la journée qu'il souhaite. 

En vous connectant à votre interface, vous retrouvez un environnement virtuel aux couleurs de votre société avec des possibilités de personnalisation quasiment infinies. Vous accédez à de nombreuses ressources comme des suites bureautiques, des logiciels, un espace de stockage pour vos documents, etc.

Les dernières solutions permettent de partager des espaces virtuels entre plusieurs collaborateurs pour augmenter les bénéfices de la collaboration au sein de l'entreprise et même au-delà, avec vos clients et vos prestataires de services. Vous n'avez plus à payer la location d'un espace spécifique pour vos réunions. Il suffit de vous connecter depuis un navigateur sur votre plateforme dédiée.

Comment fonctionne un bureau virtuel ?

Concevoir un bureau virtuel demande l'intervention d'une entreprise extérieure, spécialisée dans le développement et l'installation de logiciels spécialisés. Le prestataire prend en compte vos spécificités et vos besoins pour créer la solution dont vous avez besoin. 

Il existe plusieurs concepteurs de bureaux virtuels dont les plus connus sont : 

• Citrix 
• Azure par Microsoft
• VMare d'Horizon

Votre fournisseur de bureaux virtuels crée une machine virtuelle à héberger sur votre site ou au sein d'environnements de cloud computing. Un logiciel de virtualisation permet de cloner l'ensemble du matériel de votre entreprise. 

Il est également possible de créer toute une infrastructure équipée avec des salles et des services pour permettre à vos collaborateurs de se rencontrer dans l'espace virtuel. Ils peuvent ainsi se retrouver facilement pour une réunion professionnelle, un rendez-vous administratif avec les RH, travailler sur un projet en équipe, etc. Un centre d'aide permet aux utilisateurs de bénéficier des informations nécessaires pour apprendre à naviguer avec cette nouvelle technologie.

Société de domiciliation : Quels sont les services d'un bureau virtuel ?

​Domicilier votre siège social auprès d'une société de domiciliation

Votre entreprise, qu'il s'agisse d'une société ou d'une micro-entreprise, peut opter pour la domiciliation de son siège social au sein d'une société de domiciliation, comme SeDomicilier. 

La domiciliation permet d'associer à votre siège social une adresse de prestige. Vos clients et vos prestataires sont très attentifs à votre image de marque. La situation géographique est un facteur déterminant pour votre activité professionnelle.

Les services de bureau virtuel en domiciliation

La domiciliation offre l'accessibilité à des services sur mesure. Grâce à votre bureau virtuel, vous pouvez bénéficier de :

• Une numérisation de votre courrier avec un stockage sur le cloud ;
• Une redirection des appels téléphoniques en temps réel.
• La location de salles de réunion

Le bureau virtuel d'une société de domiciliation vous permet d'accéder à de nombreuses ressources bureautiques depuis chez vous ou partout dans le monde. C'est une solution d'excellence pour un digital nomad, ayant besoin d'accéder à toutes ses données, qu'il soit à Bali, Tahiti ou Genève. 

Avec une société de domiciliation, vous pouvez effectuer une location de bureau réel pour accueillir votre activité. Des espaces de coworking permettent aux entrepreneurs d'échanger ensemble sur divers sujets et parfois de créer de véritables synergies. Pour des événements ponctuels, vous avez la possibilité de réserver une salle de réunion pour recevoir vos équipes, vos clients ou encore vos prestataires.

Les avantages du bureau virtuel 

Les avantages du bureau virtuel sont multiples, aussi bien pour une entreprise qu'une micro-entreprise souhaitant évoluer dans une pépinière d'entrepreneurs virtuelle. L'outil dispose d'une accessibilité toute la semaine et 24h sur 24. L'accessibilité s'effectue depuis un ordinateur, une tablette ou encore un smartphone. Les solutions les plus évoluées disposent d'une application pour faciliter les interactions.

L'outil est personnalisable pour représenter votre société et ses codes. Les droits d'accès sont aisément modifiables entre collaborateurs pour des partages de données simples, rapides et sécurisés. 

La sécurité est une exigence incontournable dans les espaces numériques professionnels. L'ensemble des données sont cryptées et protégées sur le bureau virtuel. En cas de vol de votre outil de travail, vous ne perdez pas vos documents ni vos dossiers. Tout est stocké en ligne. 

Les utilisateurs de cette solution bénéficient d'une excellente flexibilité dans la gestion quotidienne de leurs tâches. Ils peuvent consulter leur courrier électronique, organiser des réunions en visio, gérer les appels téléphoniques, etc.

Le bureau virtuel est une solution numérique permettant de bénéficier depuis un ordinateur ou un smartphone d'un accès stockage de ses données. En plus d'être pratique, le bureau virtuel offre un gain de temps et de performance dans le quotidien de l'entrepreneur. 

Ce qu'il faut retenir

• Avec l'ère numérique et des bouleversements mondiaux comme la crise sanitaire, les bureaux virtuels font partie des évolutions structurelles des grandes entreprises et des plus petites, notamment grâce aux services proposés par les sociétés de domiciliation.

• Le bureau virtuel est une solution personnalisable à l'infini. Il est possible de créer des espaces 100 % virtuels comme des salles de réunion, des box de travail, des bureaux personnels, etc. 

• Les avantages du bureau virtuel sont multiples : accessibilité partout et tout le temps, sécurisation des données, échanges avec les collaborateurs, numérisation et stockage des ressources, etc.

• Les sociétés de domiciliation peuvent proposer des services de bureau virtuel en plus des solutions habituelles pour faciliter la domiciliation de votre siège social. 

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un bureau virtuel ?

Le bureau virtuel est une révolution dans le monde des affaires. Il se présente comme une plateforme numérique dédiée aux entrepreneurs, mais aussi aux enseignants et aux étudiants. En pratique, le bureau virtuel facilite la communication au sein d'une organisation via une plateforme Web ou une application. 

Que peut-on faire depuis un bureau virtuel ?

Le bureau virtuel peut proposer une multitude de services : messagerie téléphonique, accueil virtuel, numérisation des ressources, partage de données, échanges virtuels. Certaines plateformes dupliquent numériquement l'architecture de votre siège social pour donner l'illusion d'être au bureau, même en télétravail depuis chez vous. Les utilisateurs peuvent vous retrouver dans votre bureau virtuel ou encore vous rejoindre à la machine à café virtuelle pour une pause bien réelle. 

​Est-il possible d'avoir un service de bureau virtuel avec une société de domiciliation ?

​En fonction des sociétés de domiciliation, vous avez la possibilité de profiter d'un service de bureau virtuel. Il s'agit d'une nouvelle manière d'envisager la domiciliation d'entreprise.